本文へ進む毎日の手間を、
道具を増やす前に、
こんな仕組みを
届いた相談を、
仕事の進み具合を、
候補日をそろえ、
下書きはAI、
小さく試して、
使う人に合わせた
情報の扱いも、
仕事の一部分から
まずは、
フォームで相談
日々の業務を楽にする支援
毎日の手間を、一つずつ、軽く。
何度も入力する、
道具を増やす前に、仕事を整理。
今使っているメールや表計算などを確認し、何がまとまると助かるか、どこを人が確認するかを一緒に考えます。
- 同じ内容を、いくつもの表に入力している
- 問い合わせの担当や、返信したかどうかが分からない
- 予定の候補日を、何度もやり取りしている
- AIに興味はあるが、仕事での使い方が分からない
こんな仕組みをつくります。
以下は一般的な活用例です。現在の運用や利用中のサービスを確認してから、導入する範囲を決めます。
問い合わせ整理
届いた相談を、一つの一覧へ。
もしメールや複数の受付画面を見比べているなら、受付日・内容・担当・対応状況を一覧にする方法を考えます。担当を決める判断や返信の確認は、人が行います。
顧客・案件台帳
仕事の進み具合を、見える形に。
もし顧客情報や案件の進み具合が別々の表にあるなら、必要な項目を整理します。重複する情報は自動で消さず、人が確認できる形を基本にします。
日程調整
候補日をそろえ、確認しやすく。
もし予定の候補を何度も聞き直しているなら、希望日や相談の種類をまとめて受け付ける方法を考えます。予約の確定は、担当者が確認してから行います。
AIによる文章作成補助
下書きはAI、確認は人が。
よくある質問への回答や、返信文の下書きづくりをお手伝いします。事実、金額、約束する内容を人が確かめ、自動送信は行わない使い方から始めます。
小さく試して、使えるか確認。
使う人に合わせた仕組みに
Googleスプレッドシートなどの表計算や、GASという作業を自動化する仕組み、AIを必要に応じて使います。操作方法も、実際の作業に沿ってご説明します。
情報の扱いも、先に確認
お客様の情報や社内の機密を、そのままAIに入力することは前提にしません。扱う情報、見られる人、外部サービスに渡す範囲を確認します。
仕事の一部分から始めます。
試す範囲、うまく動いたと判断する条件、元のやり方へ戻す方法を決めます。利用サービスの契約や追加料金が必要な場合も、着手前に確認します。
まずは、今のお困りごとから
まずは、お話しください。
「こんなこと、頼めますか？」からお聞かせください。
必要なことを一緒に整理します。